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文書ファイルを登録する
文書ファイルを作成します。
- メニューより、
文書共有管理アイコンをクリックします。
「文書共有管理」画面が表示されます。 - 「
新規作成」をクリックします。
「文書BOXの新規登録」画面が表示されます。 - 内容を登録し、最後に「
登録する」をクリックします。
文書ファイルの登録項目一覧
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| ファイル |
ボタンを選択して登録するファイルを選択します。 ※システム設定より添付ファイルの最大容量を選択できます。 |
| タイトル | 文書ファイルのタイトルを入力します。 ※未入力時はファイル名がタイトルとして保存されます。 |
| 保存先文書BOX | 登録した文書を保存する文書BOX名がセットされます。 ※保存先の文書BOXを変更したい場合は、プルダウンから選択します。 プルダウンには登録した文書BOXが表示されます。 |
| バージョン管理 | 改版したファイルを過去何版分まで保存するかを選択します。 【例】過去1版分として登録し、ファイルを1度改版すると改版ファイルが第2版として保存され、第1版ファイルが過去バージョンとして保存されます。 その後もう一度ファイルを改版すると一番初めのファイル（第1版）は削除されます。 ※システム設定で改版履歴保存設定を使用しない設定の場合、この項目は表示されません。 ※システム設定から最大保存数を設定できます。 |
| 内容 | ファイルの説明詳細を入力します。 |
| 検索キーワード | 登録情報以外で検索時にヒットさせるためのキーワードを入力します。 |
| 所有者 | ログインユーザの所属部署と氏名が表示されます。 所有者は全権限付与された管理者権限扱いとなります、アクセス制限に依る制限は掛かりません。 ※所有者変更の詳細は「所有者変更について」を参照してください。 |
| 登録情報 | 登録した年月日と社員名がセットされます ※登録時には表示されません。 |
| 更新情報 | 更新した年月日と社員名がセットされます。 ※登録時には表示されません。 |
| アクセス制限 | この文書BOXにアクセスできる部署/社員を制限します。 設定の詳細は、「社員を選択する」を参照してください。 アクセス制限の詳細は「アクセス制限について」を参照してください。 ※「閲覧可能者のポータルパーツに表示しない」にチェックを入れると、文書共有管理ポータルパーツには通知されません。 |
| 通知 | 登録するメッセージを任意のユーザーに通知したい場合、チェックボックスにチェックして対象の社員/部署を設定します。
通知方法としてポータル通知、社内メール通知、社外メール通知から選択してください。
※社外メール通知するためには登録者の社外用メールアカウントが設定されている必要があります。 |
所有者変更について
文書ファイル登録後でも所有者を変更できます。
- 所有者変更について
- 所有者の変更ができるのは、以下の条件が揃った場合のみとなります。
・操作者が利用権限（権限ロール）の文書共有管理者権限を保有している。
・文書共有管理者に全権限が付与されている。（全権を「与える」になっている）
上記の条件がそろっていない場合は、所有者変更が出来なくなっていますので、不用意に所有者を変更されてしまう誤操作を防止できます。
※設定については、自社のシステム管理者へご確認ください。
